Onbelast vergoeden verblijfskosten zonder bewijs, kan dat?

U kunt de kosten van tijdelijk verblijf van uw werknemers onder voorwaarden onbelast hen vergoeden of verstrekken. Hiervoor geldt binnen de werkkostenregeling een zogeheten gerichte vrijstelling. Als u hiervan gebruik wilt maken zonder onderliggende bewijsstukken (‘bonnetjes’), kan dit door aan te sluiten bij de vergoedingen aan ambtenaren op dienstreis.

Tijdelijk verblijf

De vergoeding of verstrekking van verblijfskosten is alleen gericht vrijgesteld – en dus belastingvrij – als er sprake is van tijdelijk verblijf. Dit is het geval als uw werknemer een zogenaamde ambulante werknemer is. Reist u werknemer steeds naar verschillende arbeidsplaatsen, dan is hij of zij ambulant. Reist uw werknemer doorgaans 1 keer per week naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen, dan is hij of zij ook ambulant.

Tip! De maximaal 20 dagen moet u beoordelen over een zogenoemde referentieperiode. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.

Zijn er zakelijke redenen voor uw werknemer om niet bij de plaats van het werk te gaan wonen? Bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of omdat hij of zij nog in de proeftijd zit? Dan is er ook sprake van tijdelijk verblijf.

Zonder bonnetje

Wilt u niet elke keer bonnetjes verzamelen als bewijs van de tijdelijke verblijfskosten, dan kunt u ook aansluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op dienstreis. Dit kan als uw werknemers wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met deze ambtenaren.

Binnenlandse dienstreizen

Voor binnenlandse dienstreizen kunt u in 2022 dan de volgende bedragen voor verblijfskosten belastingvrij vergoeden aan uw werknemer:

• kleine uitgaven overdag: € 5,03
• kleine uitgaven ’s avonds: € 10,07
• een ontbijt: € 11,27
• een lunch: € 10,19
• een avondmaaltijd: € 25,59
• logies: € 114,12

Tip! U kunt ook meer vergoeden dan deze bedragen. Het meerdere is dan echter wel belast als loon bij uw werknemer, tenzij u dit meerdere aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Houd er daarbij rekening mee dat u dan bij overschrijding van de vrije ruimte in een jaar 80% eindheffing betaalt over deze overschrijding.

Buitenlandse dienstreizen

Ook voor buitenlandse dienstreizen bestaat een mogelijkheid om aan te sluiten bij de vergoedingen voor verblijfskosten aan ambtenaren op buitenlandse dienstreis. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op.