Onderbouw uw vaste kostenvergoeding

Geeft u uw werknemers een vaste kostenvergoeding? Dan kunt u misschien belasting besparen als u zorgt voor een goede vastlegging.

Belast loon of vrije ruimte

In principe vormt een vaste kostenvergoeding belast loon voor uw werknemer. Hij of zij is daarover loonheffing verschuldigd. U kunt dit voorkomen door de vaste kostenvergoeding aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U betaalt dan pas 80% eindheffing vanaf het moment dat u met alle aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven de jaarlijkse vrije ruimte uitkomt.

Let op! De vaste kostenvergoeding moet wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Is de afwijking groter, dan mag u het meerdere niet aanwijzen in de vrije ruimte. Dat deel is dan als loon belast bij uw werknemer.

Tip! De Belastingdienst beschouwt alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk.

Gerichte vrijstelling of intermediaire kosten

Door het aanwijzen van de volledige vaste kostenvergoeding in de vrije ruimte gebruikt u misschien al een groot gedeelte van deze vrije ruimte. Als (een deel van) uw vaste kostenvergoeding gericht vrijgesteld is of als intermediaire kosten niet tot het loon behoort, kunt u echter meer vrije ruimte overhouden. U moet dan wel aan bepaalde voorwaarden voldoen.

Voorwaarden

Om (een deel van) de vaste kostenvergoeding als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten te laten kwalificeren, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

• u moet vastleggen uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd;
• u moet aannemelijk maken dat tot bepaalde bedragen kosten voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten worden gemaakt;
• u moet deze kostenposten nader specificeren (omschrijving, bedrag en soort vrijstelling of intermediaire kosten);
• u moet de kostenposten onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten (steekproef). Let op, dit onderzoek moet opnieuw gedaan worden als de omstandigheden, waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen. 

Tip! Bestond de vaste onkostenvergoeding al voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, dan hoeft u alleen een nieuw onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten te doen als de omstandigheden, waarop de vergoedingen zijn gebaseerd, veranderen.

Let op! De werkkostenregeling is in 2015 definitief ingevoerd. De kans dat de omstandigheden zijn veranderd, is dan ook zeker niet uit te sluiten. Onderzoek daarom of u wellicht een nieuwe onderbouwing moet maken.

Onderbouwing achteraf

De onderbouwing en het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet altijd gebeuren voordat u de vaste kostenvergoeding geeft. Deed u nog niet zo’n onderzoek, dan kunt u dus alleen voor de toekomst mogelijk gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten.

Tip! Het kan zeker de moeite lonen om zo’n onderzoek te doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Er is namelijk een flink aantal kosten die onder een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten valt. Denk bijvoorbeeld aan een vergoeding voor woon-werkverkeer a € 0,19 per kilometer, voor het wassen van de auto van de zaak, voor het internetgebruik thuis en voor een mobiele telefoon.