Klokkenluidersregeling
Ingevolge artikel 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient HZW accountants & belastingadviseurs (hierna: HZW) te beschikken over een klokkenluidersregeling. Dit artikel luidt als volgt.
HZW heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten HZW en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten HZW aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door HZW.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van HZW geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen HZW en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten HZW.
a. handelingen die leiden tot strafbare feiten door HZW of haar medewerkers;
b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door HZW of haar medewerkers;
c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door HZW of haar medewerkers;
d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
f. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de compliance officer in aanmerking komen.
1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de compliance officer.
2. De melding aan de compliance officer vindt uitsluitend elektronisch plaats via compliance.officer@hzw.nl, zowel voor interne medewerkers als externe derden.
3. De compliance officer bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De compliance officer informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
4. Indien sprake is van een situatie genoemd onder a) en e) informeert de compliance officer onmiddellijk het bestuur. De compliance officer informeert hierover tevens de melder. Bij het informeren van het bestuur maakt de compliance officer de bron niet bekend.
5. De compliance officer informeert de melder uiterlijk na vijf weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de compliance officer de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geinformeerd over de afwerking van diens melding.
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de compliance officer ontheft van zijn geheimhoudingsplicht. Het bestuur van HZW garandeert dat medewerkers die meldingen aan de compliance officer doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen HZW, dan wel zijn/haar carricre mits de melding is gedaan conform de inhoud van deze klokkenluidersregeling. Indien de melding op een andere wijze heeft plaatsgevonden dan in deze regeling vermeld en/of de melding door of via de melder in de publiciteit terecht is gekomen, houdt HZW zich het recht voor de melder dit aan te rekenen.