Let op bij terugvragen btw van niet-betalende debiteur

Heeft u debiteuren die hun facturen niet (geheel) betalen? U kunt dan, onder voorwaarden, de btw op deze facturen misschien (deels) terugvragen. Let daarbij wel op een aantal aandachtspunten zoals het op tijd terugvragen van de btw, het weer afdragen van de btw bij alsnog betalen én mogelijk onverwachte fiscale gevolgen van nadere afspraken met uw debiteur.

Wanneer teruggaaf btw?

Als uw debiteur uw factuur niet betaalt, kunt u de in rekening gebrachte btw terugvragen die u eerder afdroeg aan de Belastingdienst. Dat kunt u doen als definitief vast komt te staan dat uw debiteur de factuur niet betaalt. Op dat moment kunt u de eerder afgedragen btw via uw btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).

Let op! Staat nog niet definitief vast dat uw debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar verstreken nadat de betaaltermijn van de factuur is afgelopen?  Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop u de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via uw btw-aangifte. Doet u dat op dat moment niet, dan kan de Belastingdienst uw latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.

Voorbeeld
U stuurt op 4 april 2023 een factuur van € 12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg u ter zake van deze factuur € 2.100 btw af. Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat één jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraagt u in uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 echter wel al € 2.100 terug. Doet u niet per kwartaal maar per maand btw-aangifte, dan droeg u € 2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraagt u deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.

Let op! Controleer dus altijd bij het indienen van uw btw-aangifte of u nog openstaande debiteuren heeft waarvan de betaaltermijn meer dan een jaar verstreken is. Op die manier voorkomt u dat u te laat de btw voor oninbare debiteuren terugvraagt.

Debiteur betaalt alsnog

Heeft u btw teruggevraagd van een factuur die niet betaald is en wordt deze alsnog betaald? Dan moet u de btw die u eerder terugvroeg op dat moment weer via uw btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).

Voorbeeld
Uw debiteur betaalt uw factuur van € 12.100 alsnog op 8 oktober 2024. In uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draagt u daarom de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doet u per maand btw-aangifte, dan draagt u in uw btw-aangifte oktober 2024 de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst.

Tip! Boek de btw die u terugvraagt nadat een jaar verstreken is na het aflopen van de betaaltermijn op een aparte grootboekrekening. Op die manier kunt u deze btw beter volgen als later de debiteur alsnog betaalt.

Gedeeltelijke betaling

De regels over het terugvragen en weer afdragen van de btw werken bij gedeeltelijke betaling van de factuur op dezelfde wijze, maar dan pro rata.

Voorbeeld
Op 4 mei 2024 heeft uw debiteur € 4.840 betaald op uw factuur van € 12.100. Dit betekent dat van de gehele factuur nog 60% openstaat. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 (of mei 2024 als u maandaangifte doet) vraagt u daarom niet de gehele btw terug, maar 60% van de afgedragen btw, in casu € 1.260. Op 8 oktober 2024 betaalt de debiteur nog een keer € 4.840. Van de teruggevraagde € 1.260 draagt u in uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 (of oktober 2024 als u maandaangifte doet) daarom € 840 weer af.

Afspraken met debiteur

Maakt u afspraken met uw debiteur waarbij u bijvoorbeeld de vordering die u heeft omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door de debiteur. U kunt de btw dan niet terugvragen bij de Belastingdienst en moet al eerder teruggevraagde btw aan de Belastingdienst terugbetalen. 

Let op! Dit is ook zo als later blijkt dat de debiteur de lening niet geheel afbetaalt. U kunt dan niet alsnog de btw terugvragen, omdat door de omzetting in een lening de factuur geacht wordt te zijn betaald.

Crediteurenakkoord

Sluit u een crediteurenakkoord of een schuldeisersakkoord, dan geeft u uw vordering (deels) prijs. In een crediteurenakkoord of schuldeisersakkoord wordt namelijk doorgaans afgesproken dat afgezien wordt van de in het akkoord genoemde vorderingen. Dit heeft tot gevolg dat er juridisch geen sprake meer is van een vordering op uw debiteur. De btw op de onbetaalde, door u prijsgegeven factuur, kunt u dan ook niet meer terugvragen.

Let op! Vroeg u de btw al terug omdat één jaar verstreken was na het opeisbaar worden van de factuur? Dan moet u deze btw weer terugbetalen als u een crediteurenakkoord sluit waarin u de vordering (deels) prijsgeeft.

Geen creditfactuur!

Het is niet toegestaan om een interne creditfactuur op te maken om daarmee te proberen de btw alsnog terug te krijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert dit niet en behandelt dit als fraude! Zorg daarom dat u op de juiste wijze, op tijd de btw terugvraagt. Op die manier is het ook niet nodig om een interne creditfactuur op te maken.